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Wie man den Bürokratiedschungel überlebt

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Vor einem  Auslandssemester gibt es viele Formalien zu beachten und Dokumente auszufüllen. Wo soll man da anfangen? Dieser Wegweiser durch den Behördenparcours bringt den Durchblick.

Von Maren Adrian

Wie läuft die Bewerbung für ein Auslandssemester ab?

Wenn du ein Auslandssemester machen willst, ist deine erste Anlaufstelle in der Regel dein jeweiliger. Der Auslandsbeauftragte ist ein Dozent deines Fachbereiches, der mit dem Thema Auslandssemester vertraut ist, in Kontakt mit dem International Office steht und dich im besten Fall schon kennt. Er oder Sie kann dich zu deinem Auslandsaufenthalt und einer passenden Partnerhochschule beraten und nominiert dich für die Teilnahme an einem Austauschprogramm; für OJ, OK und den Master ME ist das derzeit Prof. Dr. Torsten Schäfer.  Gemeinsam mit deinem Auslandsbeauftragten klärst du auch, welche passenden Kurse im Ausland angerechnet werden.

Deine nächste Anlaufstelle wäre das International Office. Dieses kann dir alle übergreifenden Fragen rund um dein Auslandssemester beantworten, gerade auch auf den wichtigen Seiten für interessierte Studierende, hier unbedingt am Anfang einmal alles durchlesen! Um dich nun offiziell für ein Auslandssemester zu bewerben, musst du jetzt ein bisschen Schreibkram erledigen: Zunächst musst du dich über das Online-Bewerbungsverfahren auf der Seite des International Office (IO) bewerben und zum Abschluss das Dokument, das du online ausgefüllt hast, ausdrucken und von deinem Auslandsbeauftragten unterschreiben lassen.  Das vollständige Bewerbungsformular muss danach im International Office eingereicht werden.  Alle Schritte in dieser Phase hat das IO hier nochmal zusammengestellt – aber Achtung, ganz am Ende bist du noch nicht!

Das International Office wird dich jetzt an der Partnerhochschule nominieren. Anschließend musst du dich an der Partnerhochschule als „exchange student“ anmelden. Hier musst du dich rechtzeitig informieren, welche Unterlagen bis wann eingereicht werden müssen. Jede Partnerhochschule hat andere Fristen.

Welche Unterlagen müssen vor dem Auslandssemester eingereicht werden?

Einige Unterlagen müssen vor der Abreise vollständig ausgefüllt und unterschrieben im International Office vorliegen. Erst wenn alle Unterlagen eingereicht wurden, hast du auch Anspruch auf Erasmus-Fördergeld.

  • Online-Bewerbungsformular
  • Kopie der gültigen Immatrikulationsbescheinigung
  • Learning Agreement (mehr dazu hier)
  • Grant Agreement-SM – Es enthält Informationen zur Förderdauer, Berichtspflichten, die vorgesehene finanzielle Förderung und Zahlungsweise. Das Grant Agreement wird dir nach Eingang deiner Bewerbung durch das International Office zur Verfügung gestellt.

Solltest du dich für ein Semester Übersee, also außerhalb der Erasmus-Programmländer entscheiden, kannst du dich für das PROMOS-Stipendium bewerben. Die Stipendien werden von der Hochschule Darmstadt durch ein Auswahlverfahren vergeben. Für die PROMOS-Bewerbung müssen folgende Unterlagen vorliegen:

  • Bewerbungsformular
  • Motivationsschreiben
  • Gutachten einer Professorin/eines Professors
  • Notenspiegel (Ausdruck aus Fachbereichsnotensystem)
  • Lebenslauf
  • Nachweise über Sprachkenntnisse

Welche Anmeldefristen gibt es zu beachten?

Wie schon erwähnt, hat jede Partnerhochschule andere Bewerbungsfristen. Daher solltest du dich rechtzeitig auf der Internetseite deiner Partnerhochschule nach den Fristen erkundigen. Die Bewerbungsfristen der Partnerhochschulen für das Wintersemester liegen zwischen dem 12. Februar und dem 30. April. Für das Sommersemester liegen sie zwischen dem 15. September und dem 30. November.  Für die Bewerbung im International Office gibt es dagegen keine Bewerbungsfrist.

Wie finanziere ich ein Auslandssemester?

Die Finanzierung ist ein wichtiges Thema und meistens ausschlaggebend dafür, ob ein Auslandssemester überhaupt stattfinden kann oder nicht. Du solltest aber nicht gleich wegen der großen Kosten vor einem Semester im Ausland zurückschrecken. Es gibt nämlich ein paar gute Möglichkeiten, wie du deinen Aufenthalt finanzieren kannst:

Du solltest dich auf jeden Fall für das Auslands-BAföG bewerben, auch wenn du vielleicht denkst, dass es nichts bringt, weil schon das normale BAföG bei dir abgelehnt wurde. Aufgrund der höheren Förderungssätze haben nämlich mehr Studenten Anspruch auf Auslands-BAföG, als auf das normale Inlands-BAföG. Es lohnt sich also auf jeden Fall, sich beim zuständigen Amt für Ausbildungsförderung zu erkundigen.

Neben dem Auslands-BAföG wird man als Student an einer Partnerhochschule in der EU auch im Erasmus-Programm (gibt es auch für Praktikaförderung) finanziell unterstützt. Wenn du Übersee studieren willst, gibt es das PROMOS-Stipendienprogramm des DAAD. Außerdem hast du generell die Möglichkeit, dich für ein Stipendium zu bewerben. Daran denkt man vielleicht nicht als erstes, wenn man über die Finanzierung nachdenkt, aber eine Bewerbung lohnt sich auf alle Fälle.  Von solchen Stipendien gibt es viele. Wir helfen dir hier zum Thema Stipendium weiter.

Eine weitere Finanzierungsmöglichkeit ist der Bildungskredit. Einen Kredit aufnehmen klingt im ersten Moment vielleicht abschreckend, ist aber gar keine schlechte Lösung. Gerade die KFW  bietet für Studenten einen zinsgünstigen Kleinkredit an. Die Vorteile hierbei sind, dass er unabhängig vom Einkommen deiner Eltern ist, er in verschiedenen Monatsraten ausgezahlt und auch mit BAföG kombiniert werden kann.

Kleiner Spartipp: Wenn dein Auslandssemester mindestens drei Monate lang geht, kannst du dir den RMV-Anteil des Semesterbeitrages zurückerstatten lassen. Die Rückerstattung musst du beim AStA beantragen. Beachte die jeweilige Antragsfrist.

Wohnungssuche – was gibt es zu beachten?

Das International Office Darmstadt/Dieburg vermittelt keine Wohnungen im Ausland. In der Regel unterstützt dich aber das International Office deiner Partnerhochschule bei der Wohnungssuche. Generell wird das Thema Unterbringung von Hochschule zu Hochschule unterschiedlich gehandhabt. Bei einem Auslandssemester in den USA muss z.B. schon vor dem Antritt der Reise die Unterbringung geklärt sein. In einem anderen Land wie Spanien, reicht es meistens aus, sich kurz vor Studienbeginn noch vor Ort um eine Wohnung zu kümmern. Dort werden die Zimmer oftmals an den nächsten, der kommt, vergeben.  Also entweder bekommst du Unterstützung vom International Office deines Ziellandes oder du ergreifst selbst die Initiative (z.B. über Facebook-Gruppen).

Welche Versicherungen brauche ich für mein Auslandssemester?

Eine umfangreiche Liste mit allem, was man vor der Abreise zusammentragen muss, hat das International Office hier hochgeladen, sehr nützlich! Etwas komplizierter wird es bei de Versicherungen: Wenn du ein Auslandssemester machst, bedeutet das nicht, dass du auch gleichzeitig im Ausland versichert bist. Du musst daher selbst im Voraus für deinen Versicherungsschutz sorgen. Ansonsten können Unfälle, Krankheiten oder Sachschäden während deines Auslandaufenthaltes schnell ziemlich teuer werden. Deine Krankenversicherung, die du ohnehin schon in Deutschland hast, sichert zwar im europäischen Ausland auch eine medizinische Grundversorgung ab, sie trägt jedoch keine Flug-und Transportkosten, die für einen Rücktransport wegen Krankheit oder Unfall anfallen würden. Daher solltest du dich zusätzlich um eine private Auslandsversicherung kümmern, damit du im schlimmsten Fall finanziell abgesichert bist.

Interessierst du dich für ein Auslandssemester außerhalb von Europa, greift deine deutsche Versicherung übrigens nicht. Daher ist es hier zwingend notwendig, eine private Auslandsversicherung abzuschließen. Deine Unfallversicherung gilt in der Regel nur hier in Deutschland. Es ist also sinnvoll, eine Unfallversicherung für die Zeit des Auslandssemesters abzuschließen.  Eine Privathaftpflichtversicherung schützt dich während deines Auslandaufenthaltes vor Schäden, die du verursacht hast. In der Regel gilt dieser Schutz auch weltweit. Erkundige dich aber im Vorfeld nochmal genau über den Versicherungsschutz deiner Versicherung.

Benötigt man für ein Auslandssemester ein Visum?

Das hängt ganz davon ab, wo du dein Auslandssemester machen willst.

Wenn du dich für ein Auslandssemester in einem EU Mitgliedstaat entscheiden solltest, benötigst du kein Visum. Aber Achtung: Nicht alle EU Länder sind dem Schengen- Abkommen beigetreten. Deshalb solltest du auf deiner Reise immer ein Ausweisdokument bei dir haben. Wenn du dich für ein Auslandssemester außerhalb der EU entscheidest, benötigst du in den meisten Fällen ein Visum. Erkundige dich also im Vorfeld rechtzeitig über die aktuellen Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen deines Ziellandes.

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Autor: kunDAbunt

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